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檢測(cè)樣品全流程管理及注意細(xì)節(jié)!

時(shí)間:2021-09-25瀏覽量:

對(duì)檢測(cè)樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置以及檢測(cè)樣品的識(shí)別等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效的質(zhì)量控制至關(guān)重要。管理檢測(cè)樣品可以確保檢測(cè)樣品的代表性、有效性和完整性,從而保證檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確度。



一.管理檢測(cè)樣品需做到這8個(gè)方面

 

1. 樣品的采集:

樣品應(yīng)具有代表性。以樣品的結(jié)果說明總體的情況,對(duì)總體作出結(jié)論。采樣遵循如下原則:
1.1 代表性:
采樣時(shí)應(yīng)特別注意克服和消除各種因素的影響,使樣品最大限度地接近總體情況,保證樣品對(duì)總體有充分的代表性 。
1.2 可獲性:
某些情況下,樣品可能不具備代表性,而是由其可獲性所決定。
1.3 公證性:
采樣必須保證公正,由具有資格的人員(接受過采樣培訓(xùn)且考核合格的人員)進(jìn)行。必要時(shí)在現(xiàn)場與受檢單位陪同人員一起簽封,并做好現(xiàn)場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表,雙方簽字確認(rèn)。


2.樣品的接收
2.1 填寫委托書
無論抽檢還是送檢樣品首先應(yīng)由委托方填寫“樣品檢驗(yàn)委托書,一般委托書一式二份,一份留檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)存檔,一份交委托方作為領(lǐng)取報(bào)告憑證”。
2.2 審核委托書
接收人員應(yīng)審核樣品檢驗(yàn)委托書填寫是否規(guī)范,是否有空項(xiàng),手續(xù)是否齊備,資料是否完整,標(biāo)準(zhǔn)引用是否正確、適宜。
2.3 核查樣品
樣品應(yīng)與“樣品檢驗(yàn)委托書”填寫內(nèi)容一致。樣品包裝應(yīng)完好,如不完好應(yīng)有文字記錄。送檢樣品數(shù)量應(yīng)符合檢驗(yàn)、復(fù)驗(yàn)、仲裁的要求,如送檢樣品僅為檢驗(yàn)樣品應(yīng)有文字說明。
2.4 正式受理
樣品接收人員在“樣品檢驗(yàn)委托書”上簽字并承諾出具報(bào)告日期。


3.樣品的編號(hào)

為保證檢驗(yàn)樣品溯源 ,原則上一份樣品給予一個(gè)唯一性編號(hào)(CNAS的要求是避免混淆,并不是要唯一性編號(hào),當(dāng)然唯一性編號(hào)肯定也滿足要求)。

對(duì)于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個(gè)編號(hào)。樣品編號(hào)可由年份、樣品類別代碼和樣品序號(hào)組成(或者其他的適合實(shí)驗(yàn)室的編號(hào))。為保證樣品編號(hào)的唯一性,一般由樣品接收部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制,或者有LIMS的實(shí)驗(yàn)室可以由系統(tǒng)生成。


4.樣品的識(shí)別
樣品的識(shí)別包括唯一性編號(hào)(樣品受理編號(hào))和樣品不同試驗(yàn)狀態(tài)(未檢、在檢 、檢畢 、留樣)標(biāo)識(shí) 。對(duì)檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標(biāo)識(shí)。對(duì)于多個(gè)包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號(hào)后面加橫杠和數(shù)字加以細(xì)分識(shí)別,以確保每個(gè)包裝的唯一性。樣品管理員負(fù)責(zé)將樣品的識(shí)別標(biāo)簽逐一貼在樣品上。


5.樣品的流轉(zhuǎn)
樣品受理后,由承辦人根據(jù)客戶“樣品檢驗(yàn)委托書中的要求,向檢測(cè)部門(人員)下達(dá)“樣品檢驗(yàn)交接單”,并通知檢測(cè)室樣品管理員取待檢樣品。檢測(cè)室樣品管理員在交接時(shí)應(yīng)核查樣品狀況并在“樣品檢驗(yàn)交接單”上簽收認(rèn)可。樣品傳遞到檢測(cè)室后由檢測(cè)室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測(cè)員領(lǐng)取樣品作試驗(yàn)時(shí),樣品識(shí)別號(hào)不得改變。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測(cè)過程中應(yīng)加以防護(hù),避免受到非檢測(cè)性損壞或丟失。


6.分包樣品的管理
對(duì)外提供給分包實(shí)驗(yàn)室的樣品,在交付前應(yīng)檢查樣品完好性,交付分包實(shí)驗(yàn)室的樣品應(yīng)有對(duì)方接收憑證。分包管理部門應(yīng)做好分包樣品的登記工作。分包方應(yīng)有保護(hù)樣品完整性的措施,做好樣品的標(biāo)記和保管。


7.樣品的貯存、保管
樣品貯存、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品窒并配備合適的設(shè)施;

樣品室由樣品管理員專人負(fù)責(zé),限制出入;

樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全,無腐蝕,清潔干燥且通風(fēng)良好,有溫濕度監(jiān)控;

對(duì)要求在特殊環(huán)境條件下貯存的樣品,應(yīng)嚴(yán)格控制環(huán)境條件,環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄;

留樣應(yīng)按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行,以備復(fù)檢、仲裁用;

腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險(xiǎn)樣品應(yīng)隔離存放,做出明顯標(biāo)記;

樣品管理員要對(duì)留樣樣品認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收登記,不同性質(zhì)的樣品分類保存。


8.樣品的處理
報(bào)告發(fā)出后留樣樣品留樣期不得少于報(bào)告投訴反饋時(shí)間,對(duì)超標(biāo)樣品和特殊樣品如有必要可重點(diǎn)延長留樣期,檢畢樣品處理分以下幾種處理方式:
8.1 客戶要求領(lǐng)回的樣品,在留樣期滿后,客戶可領(lǐng)回??蛻纛I(lǐng)回樣品時(shí),領(lǐng)樣員需憑“樣品檢驗(yàn)委托書”到樣品室,由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。

8.2 客戶需提前(留樣期內(nèi))領(lǐng)回樣品時(shí),應(yīng)在樣品檢驗(yàn)委托書上簽注“對(duì)本檢測(cè)報(bào)告無異議”之后,方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù);

8.3 對(duì)留樣期已過的客戶委托處理樣品,應(yīng)按客戶填寫的要求處理;

8.4 必須監(jiān)護(hù)處理的樣品,樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護(hù)處理,防止污染環(huán)境及造成危害,監(jiān)護(hù)處理應(yīng)有記錄。

二.樣品管理過程中不可忽視的幾個(gè)小細(xì)節(jié)

 

1.檢測(cè)樣品流轉(zhuǎn):

1.1 樣品管理員對(duì)接收的所有委托送檢樣品應(yīng)做好記錄,按照檢測(cè)要求將送檢樣品交給相關(guān)檢測(cè)室,辦理好交接手續(xù);

1.2 檢測(cè)人員對(duì)送檢樣品進(jìn)行核對(duì)交接,按照要求進(jìn)行制樣;

1.3 檢測(cè)人員在檢測(cè)樣品試畢后,應(yīng)將試畢檢測(cè)樣品放在試樣已檢區(qū);

 

2.檢測(cè)樣品的貯存:

“試畢”試樣及客戶有特殊要求的剩余送檢檢測(cè)樣品最后交樣品管理員“留存”保管。

 

3.檢測(cè)樣品的處置:

3.1 試畢檢測(cè)樣品的試樣,留樣期不少于國家有關(guān)法律、法規(guī)所規(guī)定的期限。

3.2 對(duì)無特殊要求的剩余送檢樣品留樣期不超過報(bào)告申訴期。

3.3 公司內(nèi)部常規(guī)例行委托檢測(cè)的檢測(cè)樣品無特殊要求時(shí)留樣期為1星期。

 

4.檢測(cè)樣品的保密與安全:

4.1 嚴(yán)格按照與客戶簽訂協(xié)議或有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢測(cè)樣品的檢測(cè)、儲(chǔ)存與處置 ,嚴(yán)格執(zhí)行保密管理規(guī)定,對(duì)客戶的檢測(cè)樣品、技術(shù)資料及有關(guān)信息負(fù)有保密責(zé)任。

4.2 對(duì)有特殊要求的檢測(cè)樣品,應(yīng)做出相應(yīng)安排,包括檢測(cè)樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及技術(shù)資料的管理,采取安全防護(hù)措施,保證檢測(cè)樣品的完好及機(jī)密性。


三.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)樣品室要怎樣管理才規(guī)范


1.樣品管理員的職責(zé):
1.1 樣品管理員必須保證樣品室的清潔、整齊、美觀,確保在最有效的時(shí)間內(nèi)查找所需樣品。
1.2 未經(jīng)允許,無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出樣品室,樣品管理員有權(quán)拒絕無關(guān)人員進(jìn)出樣品室。
1.3 樣品管理員有權(quán)監(jiān)督進(jìn)出樣品室人員的活動(dòng)。
1.4 未經(jīng)樣品管理員的同意,其他人不得將樣品帶入或帶出樣品室。
1.5 樣品管理員必須對(duì)樣品室發(fā)生的一切異常狀況負(fù)責(zé),發(fā)現(xiàn)異常必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

 

2.一般規(guī)定:
2.1 每天清理樣品室,保證樣品室的清潔、整齊、有序。
2.2 新到樣品時(shí),必須檢驗(yàn)樣品的完好性,及時(shí)入庫并貼標(biāo)、拍照、排放(或收藏)、入帳。
2.3 保證每款樣品標(biāo)簽完整,標(biāo)明貨號(hào)及顏色(標(biāo)簽貼于鞋底)。將樣品用數(shù)碼像機(jī)拍照,存入電腦(圖片以樣品的貨號(hào)命名),以廠家、日期為分類標(biāo)準(zhǔn)。
2.4 出、入庫一定要有單據(jù),雙方簽字后樣品方可出、入庫,樣品去向要落實(shí)到人。

 

3.出庫管理:
3.1 樣品裝箱出庫前,樣品管理員應(yīng)確保樣品的完好性,決不能有不良樣品流出至客戶手中。杜絕樣品上帶有原廠家商標(biāo)、電話、地址、金額等資料,否則視情節(jié)輕重扣發(fā)崗位津貼。
3.2 樣品管理員接到樣品出庫通知時(shí),填寫出庫單,領(lǐng)樣人、樣品管理員簽字后方可出庫。
3.3 任何樣品出庫或外借,不得損壞,如有毀損,樣品管理員有權(quán)申請(qǐng)要求賠償。

 

4.入庫管理:
4.1 新到樣品時(shí),按到貨單認(rèn)真驗(yàn)貨,必須檢驗(yàn)樣品的完好性。及時(shí)入庫并貼標(biāo)、拍照、入帳、排放或收藏。
4.2 入箱存放的樣品,要做好保護(hù),填紙、裝袋后裝箱,箱上標(biāo)明數(shù)量,品名及廠家后有序排放入庫(以廠家名為裝箱標(biāo)準(zhǔn))。
4.3 定期整理樣品室,挑出長期不用、已破損或一款相同數(shù)只的樣品報(bào)批作廢。
4.4 可配成對(duì)的鞋子單獨(dú)裝箱,跨年度的成對(duì)鞋報(bào)批處理。
4.5 樣品架上的樣品要按廠家、類型、材質(zhì)的順序擺放,用吊牌標(biāo)清,定期整理樣品架,長期不用、重復(fù)的樣品裝箱備查。
4.6 定期盤點(diǎn)(每月27日),盈虧要究責(zé)(按財(cái)務(wù)實(shí)際核算金額按比例賠付)。

 

5.罰責(zé):
5.1 樣品室的門、燈、空調(diào)等未關(guān),發(fā)現(xiàn)一次扣罰責(zé)任人5元。
5.2 未經(jīng)允許,樣品管理員私自外借樣品或樣品資料,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將視情節(jié)嚴(yán)重扣罰當(dāng)月崗位津貼。
5.3 因樣品管理員工作失誤,導(dǎo)致不良樣品流入客戶手中,全數(shù)扣除當(dāng)月崗位津貼。
5.4 廠家、工廠的貨號(hào)、價(jià)格、電話號(hào)碼、商標(biāo)或標(biāo)簽等信息出現(xiàn)在樣品上,致使客人獲得以上資料,將視為樣品管理員的工作失職,相應(yīng)扣罰當(dāng)月崗位津貼。
5.5 樣品丟失或樣品管理員不明樣品的去向,樣品管理員需原價(jià)賠償。


四.小結(jié)

 

樣品管理是實(shí)驗(yàn)室管理過程中的重要內(nèi)容,是保證檢測(cè)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠和溯源的重要依據(jù),需要嚴(yán)格管理。樣品管理工作瑣碎,注重細(xì)節(jié),需要耐心對(duì)待,在長期工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),才能更有效的提高樣品管理的效率和水平呦。


來源:墨跡CNAS和CMA